Welke bestuursniveaus hebben we nodig?

Coöperaties ontstaan niet zelden spontaan, vanuit de wil van enkele mensen om samen iets te doen, samen iets te maken. Een begrip als deugdelijk bestuur lijkt daar wat haaks op te staan, omdat het verwijst naar structuren, reglementen, bindende afspraken.

Nochtans ervaren veel medewerkers in coöperaties vaak een licht gevoel van schizofrenie: ze zijn in hun bedrijf tegelijk vennoot, bestuurder en operationeel verantwoordelijke. Net omdat ze interne democratie en transparantie hoog in het vaandel voeren, hebben coöperaties nood aan deugdelijk bestuur. Bovendien kunnen ze zo de klassieke valkuilen vermijden die voorkomen in de levenscyclus van een klassiek bedrijf: oprichting, snelle groei, onverwachte crisissen, generatiewissels …

Je maakt dus het best van bij de start goed het onderscheid tussen de rechten en plichten van de vennoten, de bestuurders en de operationele verantwoordelijken. Denk ook na over de verschillende rollen.

In een coöperatie zijn er beheersmatig drie niveaus:

1. De vennoten

Zij brengen geld in. Ze zijn eigenaars van de coöperatie en zullen haar dus via de algemene vergadering controleren en fundamentele beslissingen nemen: bestuurders aanduiden en ontslaan, jaarrekeningen goedkeuren, statuten wijzigen, beslissen over de bestemming van de winst, controlerende vennoten benoemen …

2. De bestuurders

Zij worden verkozen door de algemene vergadering volgens de bepalingen die je in de statuten van jouw coöperatie hebt gezet. Het bestuur van de vennootschap heeft de meest uitgebreide bevoegdheid binnen de coöperatie. Meer bepaald kan het bestuur alle handelingen stellen die de wet niet uitdrukkelijk heeft voorbehouden voor de algemene vergadering. De raad van bestuur heeft een strategische en sturende verantwoordelijkheid en waakt erover dat de coöperatie optimaal functioneert. Ze stippelt de missie, de visie, de strategie en de algemene beleidslijnen uit en neemt beslissingen over organisatiestructuur, reorganisatie, samenwerkingsakkoorden … Naast beslissingen nemen is het vertegenwoordigen van de vennootschap tegenover derden eveneens haar taak.

Er is minimaal 1 bestuurder. De raad van bestuur bestaat idealiter uit 3 tot 8 bestuurders die best verschillen in achtergrond en specialisatie. Ook onafhankelijke bestuurders kunnen een belangrijke meerwaarde betekenen voor de coöperatie.

3. De operationele verantwoordelijke(n)

Zij vertalen de doelstellingen van de algemene vergadering en de raad van bestuur naar concrete acties, activiteiten en resultaten. Zij structureren de operationele taken en werkzaamheden en zorgen voor de afstemming van mensen en middelen.

Vaak is er nog een vierde niveau, zijnde een dagelijks bestuur. Dat is een niveau tussen de raad van bestuur en de operationele werking. Vaak is de rol van een dagelijks bestuur om de strategische doelstellingen te vertalen naar het operationele niveau. Of omgekeerd, uit operationele kwesties de strategische lijnen puren om die vervolgens uit te diepen of te laten valideren door de raad van bestuur.