Hoe communiceer je alle wettelijk verplichte vermeldingen?

03/03/2021

In het (niet meer zo) nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) staan een aantal onderbelichte items: de juiste benaming van jouw rechtsvorm als erkende coöperatieve vennootschap en/of sociale onderneming, en de wettelijk verplichte vermeldingen in jouw externe communicatie. Dat ze onderbelicht zijn, leiden we af uit een recente screening van een aantal websites van erkende coöperaties.

Zo zorg je ervoor dat jouw coöperatie de juiste benaming en rechtsvorm vermeldt:

1. Gebruik de juiste benaming voor jouw erkende coöperatie en/of sociale onderneming:

  • Je bent een erkende coöperatie? Dan plaats je voortaan het woord ‘erkende’ vóór de benaming van jouw rechtsvorm, dus ‘erkende coöperatieve vennootschap’ of afgekort: ‘erkende CV’.
  • Je coöperatie is een sociale onderneming? Dan voeg je voortaan aan de benaming van jouw rechtsvorm ‘erkend als sociale onderneming’ toe, dus ‘coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming’ of afgekort ‘CV erkend als SO’.
  • Je bent een erkende coöperatieve vennootschap én erkend als een sociale onderneming? Dan voeg je voortaan aan de benaming van jouw rechtsvorm ‘erkende’ en ‘sociale onderneming’ toe, dus ‘erkende coöperatieve vennootschap – sociale onderneming’ of afgekort ‘erkende CVSO’.

 

2. Geef jouw rechtsvorm, voluit of afgekort,  samen met een aantal andere vermeldingen correct en volledig weer in jouw externe communicatie.

Samen met de invoering van het ondernemingsnummer enkele jaren geleden werden een aantal aanpassingen gemaakt in het Wetboek van vennootschappen inzake verplichte vermeldingen op facturen, briefhoofden …

Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen heeft de meeste bepalingen overgenomen en zelfs uitgebreid:

Art 2:20 WVV   “Alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, uitgaande van een rechtspersoon moeten de volgende gegevens vermelden:

1° de naam van de rechtspersoon;

2° de rechtsvorm, voluit of afgekort;

3° de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon;

4° het ondernemingsnummer;

5° het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon;

6° in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon;

7° in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is”.

Een screening van een aantal websites van erkende coöperatieve vennootschappen/sociale ondernemingen leerde ons dat de grote meerderheid nog niet in orde is met bovenvermelde wettelijke bepalingen. Meestal vinden we nog de oude benaming ‘cvba’ terug in plaats van in voorkomend geval ‘erkende CV’. Vaak ontbreekt ook het RPR.

De sancties zijn nochtans niet min:

Art 2.22 WVV “Hij die namens een rechtspersoon meewerkt aan een akte of website die niet voldoet aan de in artikel 2:20 bedoelde voorschriften kan, naar gelang van de omstandigheden, aansprakelijk worden gesteld voor de daarin door de rechtspersoon aangegane verbintenissen.”

Volgens dit artikel kan iedereen die meewerkt aan een akte of website die niet voldoet aan de informatievoorschriften, persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor de daarin door de vennootschap aangegane verbintenissen. Theoretisch gezien betekent dit dat je medewerkers, maar ook de webdesigner of webmaster die de site ontwikkelde of onderhoudt, persoonlijk aansprakelijk gesteld zouden kunnen worden voor de verbintenissen die de vennootschap aangaat. Voor vennootschappen die aan e-commerce doen, kan het hierbij vanzelfsprekend om forse bedragen gaan. Ook een dossierbeheerder, die een e-mail verstuurt, riskeert in principe en “onder omstandigheden”  persoonlijke aansprakelijk gesteld te worden.

Wij kennen weliswaar geen cases waar dit het geval was. Maar het principe ‘better safe than sorry’ indachtig, raden we toch alle (erkende) coöperatieve vennootschappen, al dan niet sociale onderneming, aan om op basis van art. 2:20  hun briefhoofden,  facturen,  website … aan een kort onderzoek onderwerpen.

Je sluit niet alleen toekomstige problemen uit, maar verstevigt bovendien de bedrijfscommunicatie en de positieve beeldvorming van jouw coöperatie.