Hoe organiseer je jouw Algemene Vergadering tijdens de Coronacrisis? Lees de infonota van Febecoop

Informatienota organiseren van AV in Coronatijden

(download hierboven het PDF-bestand)

De organisatie van algemene vergaderingen van jouw coöperatieve vennootschap tijdens de covid-19 crisis [1]

Noot: deze inhoud is ook geldig voor de BV, maar niet voor de NV.

INHOUD

I. INLEIDING

II. DE REGELS VAN HET WETBOEK VAN VENNOOTSCHAPPEN EN VERENIGINGEN DIE VAN TOEPASSING ZIJN OP DE ALGEMENE VERGADERING VAN VENNOOTSCHAPPEN

1.  Schriftelijke procedure

2. Een algemene vergadering “op afstand houden”

3. Schriftelijke stemming voorgaand aan de algemene vergadering en verlenen van volmachten

III. IN DE PRAKTIJK

4. Voorstel tot stappenplan

A: Coöperatieve vennootschappen met een beperkt aandeelhoudersbestand

B: Coöperatieve vennootschappen met een groot aandeelhoudersbestand

C: Verantwoordelijkheid en nietigheid

(i) als de vergadering elektronisch gehouden wordt

(ii) bij afwezigheid van de algemene vergadering volgens statutaire bepalingen

5. Bepalingen met betrekking tot de jaarrekening

IV WERKING VAN HET BESTUURSORGAAN

6. Statutaire vrijheid

7. Afstand doen van de naleving van de formaliteiten

8. Schriftelijke procedure

V. BESLUIT

 

I.              Inleiding

Vanaf nu breekt voor de meeste coöperatieve vennootschappen de tijd van de statutaire algemene vergaderingen aan. Dat zijn per definitie bijeenkomsten waar veel tot heel veel mensen samenkomen.

De maatregelen die de federale overheid in het kader van de gezondheidscrisis genomen heeft om het coronavirus COVID-19 terug te dringen, verbieden evenwel minstens de komende weken  “samenscholingen” in België [2].

De toelichting van dit besluit stelt dat ” de bijeenkomsten in besloten of overdekte plaatsen, maar ook in open lucht, een specifieke bedreiging vormen voor de volksgezondheid »

De organisatie van een bijeenkomst als de jaarlijkse algemene vergadering waarbij de  aandeelhouders van een vennootschap daadwerkelijk aanwezig zijn, valt derhalve onder dit verbod.

Hoe kan je hier in de praktijk mee omgaan, wetende dat jouw statuten van jouw coöperatie een precieze dag en een uur vermelden waarop de jaarlijkse algemene vergadering door moet gaan? In deze informatienota gaan we hier dieper op in. Tevens vind je info over hoe je alternatieve vergaderingen van het bestuursorgaan wettelijk kan organiseren en wat de mogelijke consequenties zijn als je niet tijdig de jaarrekening van jouw coöperatie neerlegt.

!! Naar verluidt werkt de federale regering momenteel aan een soepeler regeling voor de jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen. Waarschijnlijk zullen algemene vergaderingen uitgesteld kunnen worden, op papier (via volmachten) of elektronisch kunnen doorgaan, ook al is dat statutair niet voorzien. 

Wij houden je à la minute op de hoogte. !!

II.            De regels van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen die van toepassing zijn op algemene vergaderingen van vennootschappen

1.     Schriftelijke procedure

Artikel 6 :71 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (het «WVV»)  stelt dat « de aandeelhouders eenparig en schriftelijk alle besluiten kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van diegene die bij authentieke akte moeten worden verleden. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden nageleefd. De leden van het bestuursorgaan en de commissaris mogen op hun verzoek van die besluiten kennisnemen. »

Voor zowel een gewone algemene vergadering als voor een buitengewone algemene vergadering kan dus een schriftelijke procedure  worden gevolgd. Voor een zogenaamde bijzondere algemene vergadering die moet doorgaan in het bijzijn van een notaris (bijv. voor een statutenwijziging)  is dat niet het geval.

Deze procedure vereist evenwel dat de besluiten unaniem door alle aandeelhouders worden genomen, want in sommige coöperaties niet vanzelfsprekend zal zijn.

Indien deze procedure voor de vennootschap mogelijk lijkt, kan ze uiteraard zonder meer gevolgd worden, zelfs als de statuten van jouw coöperatie niet expliciet in die mogelijkheid voorzien. Als de statuten van jouw  coöperatie de procedure van de schriftelijke besluitvorming evenwel  expliciet uitsluiten, dan kan je er geen gebruik van maken.

2.     Een algemene vergadering “op afstand houden”

Artikel 6:75 van het  WVV bepaalt dat de statuten « de aandeelhouders de mogelijkheid kunnen bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel ».

In dit geval moet:

  • de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder kunnen controleren;
  • het elektronische communicatiemiddel de aandeelhouders ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken[3];
  • de  oproeping tot de algemene vergadering een heldere en nauwkeurige beschrijving van de statutaire of krachtens de statuten vastgestelde procedures met betrekking tot de deelname op afstand omvatten.

Artikel 6:75 van  het WVV bepaalt echter eveneens dat  « de leden van het bureau[4] van de algemene vergadering, het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering kunnen deelnemen. »

Deze eis lijkt moeilijk te verwezenlijken, aangezien elke bijeenkomst in België momenteel verboden is. Zie evenwel verder in deze nota hoe je pragmatisch met deze wettelijke bepaling kan omgaan.

3.     Schriftelijke stemming voorafgaand  aan de algemene vergadering en verlenen van  volmachten

Datzelfde artikel staat ook toe, tenzij statutair anders bepaald, dat de aandeelhouders zich door een lasthebber, die zelfs geen aandeelhouder hoeft te zijn, op de AV kunnen laten vertegenwoordigen.

Het eerste luik van dit artikel opent perspectieven om de aandeelhouders dit jaar uitzonderlijk te vragen om vooraf schriftelijk hun stem uit te brengen over de goedkeuring van de jaarrekening en het geven van kwijting aan de bestuurders. Te vrezen valt evenwel dat slechts weinig coöperaties zo ‘n bepaling in hun statuten opgenomen hebben, aangezien deze standaardbepaling nieuw is in het WVV.

Ook zou kunnen worden overwogen dat meerdere aandeelhouders volmachten zouden geven om het aantal personen dat daadwerkelijk schriftelijke resoluties moest ondertekenen of het aantal personen dat op afstand aan de vergadering deelneemt, te beperken. De statuten bevatten soms echter beperkingen in dit verband. Vooral erkende coöperaties hebben vaak het principe in hun statuten opgenomen dat een aandeelhouder slechts een volmacht aan een andere aandeelhouder mag geven.

III.         In de praktijk

4.     Voorstel van stappenplan

A.   Coöperatieve vennootschappen met een beperkt aandeelhoudersbestand

In een coöperatie met een beperkt aantal aandeelhouders kunnen wellicht gemakkelijk, schriftelijk en met  unanimiteit de besluiten genomen worden waarin de algemene vergadering voorziet indien die niet normaal kan doorgaan omwille van het actuele  samenscholingsverbod (behalve als  die besluiten genomen moeten worden gevonden via een notariële akte,  zoals bijvoorbeeld een statutenwijziging).

Aandeelhouders zouden ook unaniem kunnen beslissen om via een teleconferentie te vergaderen, zelfs indien hun statuten daarover geen melding maken. Ook het bureau van de algemene vergadering, de bestuurders en de commissaris zouden hieraan kunnen deelnemen door zich te beroepen op de huidige uitzonderlijke omstandigheden en de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan om hier adequaat mee om te gaan (zie infra, 4.C).

B.    Coöperatieve vennootschappen met een groot aandeelhoudersbestand

Indien het gebruik van een schriftelijke procedure niet mogelijk is (bij gebrek aan unanimiteit van de aandeelhouders en/of voor een besluit dat notariële akte vereist), kan het bestuursorgaan een uitnodiging naar de aandeelhouders sturen met de mededeling dat:

  • de algemene vergadering in beginsel op de betrokken datum en plaats moet worden gehouden, maar dat dit uitzonderlijk niet mogelijk is om de vergadering fysiek te houden, gelet op het huidige samenscholingsverbod;
  • het bestuursorgaan daarom aan de aandeelhouders voorstelt om in deze uitzonderlijke omstandigheden de algemene vergadering op afstand te houden (bijvoorbeeld via een teleconferentie), met dien verstande dat de commissaris, in uitzonderlijke gevallen, de leden van het bureau en  de bestuurders ook ook op afstand zullen  deelnemen (met uitzondering van misschien één persoon die aanwezig is op de zetel van de vennootschap en die instaat voor de praktische organisatie van de vergadering);
  • tegelijk zou de mogelijkheid om vooraf schriftelijk te stemmen kunnen worden aangemoedigd, evenals het gebruik van volmachten (zie supra, 3).

In principe zou aan de aandeelhouders de mogelijkheid geboden moeten worden  om zich te verzetten om de vergadering op deze wijze te organiseren en het bestuursorgaan binnen een bepaalde termijn van deze weigering op de hoogte te stellen.

Als dit onverhoopt  zou gebeuren kan het bestuursorgaan besluiten om:

– haar  initiële procedure toch verder te zetten

–  af te zien van haar initiële procedure en de algemene vergadering met een aantal weken uit te stellen tot op het moment dat de uitzonderlijke maatregelen (mogelijk) weer ingetrokken worden.

C.    Verantwoordelijkheid en nietigheid

(i)             Als de vergadering  elektronisch gehouden wordt

In theorie zou het bestuursorgaan aansprakelijk kunnen gesteld worden wegens schending van het WVV of de statuten van de vennootschap indien de algemene vergadering via elektronische weg doorgaat omdat deze procedure niet in haar statuten voorzien is, hetzij omdat ook het bureau, de bestuurders en de commissaris op afstand aan de vergadering hebben deelgenomen (in plaats van fysiek op de zetel aanwezig te zijn), wat zoals eerder gesteld eigenlijk een wettelijke verplichting is;

Deze schendingen van het WVV en/of de statuten zullen door het bestuursorgaan heel waarschijnlijk  gerechtvaardigd kunnen worden door zich te beroepen op overmacht.

Overmacht wordt gedefinieerd als “een onoverkomelijke en onweerstaanbare gebeurtenis die een partij belet haar verplichtingen na te komen”. Het staat de partij die niet aan haar verplichtingen heeft voldaan en die dus een fout heeft begaan, toe om van elke aansprakelijkheid te worden vrijgesteld.

De gezondheidscrisis veroorzaakt door het COVID-19 virus en het daaruit voortvloeiende overheidsverbod op bijeenkomsten is zonder enige twijfel een geval van overmacht dat het fysiek houden van een algemene vergadering verhindert en zelf expliciet verbiedt, inclusief zware sancties.

Tegelijkertijd kan het als onrechtmatig  worden beschouwd dat een aandeelhouder bezwaar maakt tegen het houden van een vergadering op afstand gezien de uitzonderlijke omstandigheden en in de wetenschap dat het bestuursorgaan hem de mogelijkheid biedt om zijn stem schriftelijk uit te brengen, een volmacht te geven of rechtstreeks deel te nemen aan vergadering, zij het via elektronische weg.

Bovendien kan, indien een algemene vergadering op afstand doorgaat en de statuten dit niet toestaan, de nietigheid van de door de vergadering genomen besluiten in theorie  worden aangevraagd door « een persoon die belang heeft bij de naleving van de rechtsregel die niet is nagekomen » (art.2:44 WVV). Deze nietigheid kan echter slechts worden aangevraagd voor “een periode van zes maanden te rekenen van de dag waarop de besluiten kunnen worden tegengeworpen aan degene die de nietigheid inroept of van de dag waarop hij er kennis van heeft gekregen » (art.2 :143 WVV). De aanvrager zal bovendien moeten bewijzen “dat de begane onregelmatigheid hetzij de beraadslaging of de stemming heeft kunnen beïnvloeden ». (art 2:42 WVV).

(ii)           Bij afwezigheid van de algemene vergadering volgens de statutaire bepalingen

In theorie zou het bestuursorgaan ook aansprakelijk kunnen gesteld worden indien het zou beslissen om de jaarlijkse algemene vergadering uit te stellen omdat ze dan haar statutaire bepalingen niet respecteert.

Artikel 6:84 WVV voorziet in uitstel van de algemene vergadering met name “het recht, tijdens de zitting, de beslissing over de goedkeuring van de jaarrekening drie weken uit te stellen».

Van deze mogelijkheid kan evenwel geen gebruik gemaakt worden aangezien de algemene vergadering niet samenkomt en, meer nog, het bestuursorgaan beslist heeft om  er geen bijeen te roepen (of te houden).

Maar ook indien er geopteerd wordt om de algemene vergadering uit te stellen, zal het bestuursorgaan zich heel waarschijnlijk kunnen beroepen op overmacht (zie supra, 4.C (i)).

5.     Bepalingen met betrekking tot de jaarrekening

Artikel 3:1 § 1 van het WVV bepaalt dat “de jaarrekening binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring moet  worden voorgelegd aan de vennoten verenigd in vergadering of de algemene vergadering ».

Artikel 3:10 van het WVV bepaalt dat de jaarrekening moet worden ingediend bij de Nationale Bank van België “ binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. ”  

Als het boekjaar van een onderneming van 1 januari tot 31 december loopt, dan moeten de jaarrekeningen in principe voor 30 juni ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd en moeten de rekeningen uiterlijk op 31 juli bij de NBB worden ingediend.

Voor zover wij weten heeft de Belgische overheid het uitstel van deze datum nog niet overwogen, maar voor veel vergelijkbare boekhoudkundige en fiscale verplichtingen met een kortere looptijd werd ondertussen al wel uitstel verleend. Hetzelfde geldt waarschijnlijk voor de goedkeuring en indiening van jaarrekeningen als de huidige inperkingsmaatregelen verlengd worden.

Bovendien zal het gegeven dat het bestuursorgaan deze termijnen als gevolg van de huidige gezondheidscrisis niet gehaald heeft, dit ook in dit geval aan overmacht kunnen wijten (zie supra, punt 4).

IV.          Werking van het bestuursorgaan

6.     Statutaire vrijheid

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen preciseert niet hoe vergaderingen van het bestuursorgaan moeten gehouden worden. Bijgevolg moet nagegaan worden wat er in de statuten voorzien is. Vaak bepalen deze dat het bestuursorgaan via teleconferentie of andere elektronische communicatiemiddelen kan beraadslagen.

7.     Afstand doen van de naleving van de formaliteiten

Bij ontstentenis van statutaire bepalingen kunnen alle leden van het bestuursorgaan in de huidige omstandigheden unaniem afzien van de naleving van de gebruikelijke vergaderformaliteiten.

Gezien de huidige omstandigheden kan het bestuursorgaan via elektronische weg beraadslagen  zonder dat alle bestuurders met deze vergadermethode hebben ingestemd. Het is altijd mogelijk dat een lid van het bestuursorgaan in dat geval de besluiten vanwege onregelmatigheden nietig laat verklaren.

In dit geval zal hij echter moeten kunnen bewijzen « dat de begane onregelmatigheid hetzij de beraadslaging of de stemming heeft kunnen beïnvloeden … » (art. 2 :42 van het WVV – supra, punt 4)

8.     Schriftelijke procedure

Bovendien  kunnen « de besluiten van een collegiaal bestuursorgaan bij eenparig schriftelijk akkoord van alle bestuurders worden genomen, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten. » (art.. 6:63, al. 2 van de WVV)

V.            Besluit

Elke vennootschap kan in theorie besluiten om haar algemene vergadering schriftelijk te laten doorgaan, indien de te nemen besluiten geen notariële akte vereisen. Dus ook de statutaire jaarvergadering die de jaarrekeningen goedkeurt en kwijting geeft aan de bestuurders.  Aangezien deze procedure unanimiteit vereist van alle aandeelhouders, is ze wellicht niet aangewezen voor coöperatieve vennootschappen met een groot aandeelhoudersbestand.

In dat geval kan het bestuursorgaan de aandeelhouders voorstellen de algemene vergadering via elektronische weg te houden of de algemene vergadering uit te stellen. Aan beide alternatieven zijn evenwel risico’s verbonden(zie supra, 4.C).

Houd er evenwel rekening mee dat bijvoorbeeld Frankrijk op dit gebied al speciale uitzonderingsmaatregelen heeft getroffen, waarbij het houden van algemene vergaderingen op afstand (bijvoorbeeld via videoconferentie) wordt toegestaan, zelfs wanneer de statuten niet in die mogelijkheid voorzien. Onze federale overheid zal dat voorbeeld waarschijnlijk snel volgen. In dit geval zullen wij u uiteraard onmiddellijk informeren! 

[1] Bron: Lime Advocaten voor Febecoop
[2] Art. 5, 1ste alinea van het ministerieel besluit van 18 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.
[3] Kies dus een degelijke communicatietool en test hem vooraf goed uit.
[4] Het bureau van een algemene vergadering bestaat doorgaans uit de voorzitter, een secretaris en één of meerdere stemopnemers.