Comment organiser son Assemblée Générale dans le contexte lié au COVID-19?

BON A SAVOIR: A l’heure actuelle, une proposition de loi est en préparation pour adapter le Code des sociétés et des associations afin de faciliter les choses pour les assemblées générales à distance – Voir les changements à venir

En attendant cette modification du CSA, force est de constater que depuis novembre 2020, les AG en présentiel sont interdites! Dès lors, comment organiser une Assemblée Générale à « distance » ?

Les AG en présentiel sont actuellement interdites, mais vous êtes dans la nécessité d’en organiser une, par exemple pour modifier de manière indispensable les statuts de votre coopérative, révoquer ou nommer un administrateur,  dans le cadre de la nouvelle procédure de la « sonnette d’alarme », ou encore si une demande d’organisation d’une AG est formulée par au moins 10% des coopérateurs.

Il vous faut alors l’organiser autrement qu’en présentiel. Voici les options qui s’ouvrent à vous.

Pour les petites coopératives si le vote à l’unanimité est possible:

  • Soit AG par écrit

On peut organiser une assemblée générale « écrite », par mails via une liste de diffusion de tous les membres de l’AG. Pour ce faire, tous les coopérateurs doivent consentir à cette manière de procéder et les décisions doivent être prises à l’unanimité des voix.

Bien que ce ne soit pas obligatoire avec cette procédure, on veillera, comme pour une assemblée générale classique, à permettre aux coopérateurs de poser leurs questions et d’y apporter réponse (par téléphone, via un site web, par mail, etc) avant de les inviter à voter.

Attention, la prise de décision par écrit n’est pas autorisée en cas de décisions nécessitant le passage devant notaire (par exemple,  la  modification de statuts)

Cette procédure peut être suivie tant pour une assemblée générale ordinaire qu’une assemblée générale extraordinaire, et il n’est pas nécessaire que les statuts l’autorisent (il faut néanmoins vérifier qu’ils ne l’interdisent pas non plus explicitement).

Vu la nécessaire unanimité pour ce type de procédure, elle ne conviendra généralement qu’aux petites coopératives.

Cette procédure écrite est prévue par l’article 6 :71 du Code des sociétés et des associations.

  • Soit AG par vidéo-conférence

Dans les petites coopératives, s’il est possible que l’ensemble des coopérateurs s’accordent, on pourrait tenir une assemblée générale par téléconférence, en utilisant un logiciel de téléconférence usuel. L’avantage sur l’AG écrite décrite ci-dessus et que cela leur permet de pouvoir discuter plus facilement. Ils pourraient donc décider unanimement de s’entretenir par téléconférence, même en l’absence de disposition statutaire en ce sens.

Cette possibilité n’étant pas explicitement prévue par la loi, on en informera les coopérateurs. Ce type d’AG devra en outre rassembler tous les coopérateurs et les décisions qui y seront prises ne pourront l’être qu’à l’unanimité.  On actera également au P-V que chacun consent à mener l’AG de cette manière et  renonce à invoquer la responsabilité du CA quant à la procédure informelle ainsi suivie.

Pour toutes les coopératives: AG avec vote anticipatif généralisé

Les AG physiques sont interdites et vos statuts ne prévoient pas la possibilité d’une AG électronique, ou il n’existe pas de logiciel adéquat pour cela. Il n’est pas non plus acquis que les décisions à prendre feront l’unanimité parmi vos coopérateurs, ou il est indispensable de modifier vos statuts. Dans ce cas, voici la procédure vers laquelle nous vous orientons.

Attention : les procédures d’AG décrites ci-après sont en partie non conformes au code des sociétés et des associations, ou à vos statuts, car la loi n’a pas été adaptée à l’interdiction d’organiser une AG. Une AG ne doit donc être organisée de la sorte que s’il apparait indispensable de s’écarter ainsi des prescriptions légales (parce que la date de l’AG ordinaire est arrivée ou parce qu’il est par exemple nécessaire de remplacer un administrateur ou de voter une modification statutaire particulière). Par ailleurs, le CA attirera très explicitement l’attention des coopérateurs sur le caractère irrégulier de la procédure utilisée pour organiser une AG, et justifiera les raisons pour lesquelles il lui apparait néanmoins indispensable d’organiser une AG.  Il invitera également les personnes qui s’opposeraient au processus envisagé pour la tenue de l’assemblée générale à en informer l’organe d’administration avant telle date qu’il fixera. 
A noter que l’absence d’opposition formulée par au moins un coopérateur n’évacue pas tout risque juridique, car en effet, d’autres personnes, administrations, etc, qui y auraient intérêt, pourraient demander l’annulation des décisions prises et invoquer la responsabilité des administrateurs. Néanmoins, l’absence d’opposition d’un coopérateur vous montre que le risque pris est limité.

Comment organiser une AG avec vote anticipatif ?

✅Fixer une date officielle de tenue de l’assemblée générale,

✅Envoyer les convocations comprenant :

  • l’ordre du jour, la date et l’heure de l’AG ;
  • l’information selon laquelle le CA estime qu’il est nécessaire de tenir une AG ainsi que les raisons, que les AG physiques sont actuellement interdites, qu’il se voit contraint de s’écarter des dispositions légales et statutaires pour organiser une AG non-présentielle ;
  • une invitation à ce que les personnes qui s’opposeraient au processus envisagé de tenue de l’assemblée générale en informent l’organe d’administration et le fassent avant telle date fixée ;
  • une invitation à faire part de son vote écrit avant l’AG ainsi qu’un formulaire de vote comprenant chaque point à l’ordre du jour,
    • à imprimer, compléter, signer et renvoyer au siège de la société endéans un délai déterminé, éventuellement sous forme de scan ;
    • ou à compléter électroniquement et à renvoyer avec un mot de passe afin de garantir l’identité du votant
  • un accès aux pièces (pièces jointes ou intranet) et mention de la possibilité d’obtenir une copie au siège de la société ;
  • l’invitation des coopérateurs à poser leurs questions par mail, téléphone ou via le site web. Cette possibilité de débattre et de s’informer est un point d’attention important :
    • on peut, sans obligation, préparer par exemple une vidéo présentant les différents points et la mettre à disposition sur le site web
    • afin de conserver le caractère participatif et démocratique d’une AG, le CA peut, sans obligation, proposer une vidéo conférence à ses coopérateurs pour poser des questions et échanger sur les points à l’ordre du jour préalablement à l’AG. Le CA veillera dans ce cas, à ce qu’aucun coopérateur ne soit laissé en marge par une méconnaissance des outils numériques. De plus, il aura l’obligation de publier (via mail, courrier ou site web) un compte rendu détaillé des échanges afin que chaque coopérateur puisse avoir accès aux mêmes informations avant de voter.

✅on répond directement par mail aux coopérateurs ou via un forum sur le site web sur lequel on apporte les réponses (une réponse par groupe de questions similaires est possible)

✅Le jour de l’AG venu, les administrateurs, le bureau de l’AG et le commissaire se réunissent en vidéo-conférence (toute AG physique étant interdite). Ils dépouillent les votes, actent les résultats et dressent le procès-verbal, qui sera ensuite à signer par les membres du bureau et par les coopérateurs qui le demandent.

✅En cas de modification des statuts, on prévoira parmi les décisions à prendre par l’AG, une délégation au Président du conseil d‘administration pour représenter l’AG devant le notaire pour les besoins de l’acte authentique (prenez contact avec votre notaire au préalable sur cet aspect).

Conseil pratique pour votre retroplanning

Les convocations doivent être envoyées au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale (sauf si les statuts ont prévu autre chose). Néanmoins, s’il n’est pas possible pour les coopérateurs de poser leurs questions oralement lors de l’AG, on veillera à prévoir un temps pour permettre aux coopérateurs de poser leurs questions par écrit (mail, papier…) et à la coopérative d’y répondre (par retour de mail, par lettre, par publication de réponses sur le site de la coopérative…). Prévoyez donc plus de deux semaines pour ne pas être pris de court.

Peut-on organiser une assemblée générale électronique en direct? 

Vous avez certainement entendu parler de cette possibilité que donne le droit des sociétés au CA d’organiser une AG de manière électronique ou « à distance ». Dans ce système, le CA et les administrateurs sont réunis physiquement pour l’AG, alors que les coopérateurs participent à distance, via les réseaux.

Cela est évidemment la solution idéale pour  éviter un rassemblement physique tout en organisant une AG en toute légalité.

Néanmoins, d’une part, cette possibilité doit avoir été prévue par les statuts, et, d’autre part, il requiert une solution informatique sophistiquée. Il ne s’agit en effet pas d’utiliser n’importe quel type de logiciel de vidéo-conférence mais un système électronique qui :

  • permette au CA de pouvoir s’assurer que tous les coopérateurs et autres participants à l’AG peuvent se connecter, de contrôler l’identité de chaque participant, sa qualité de coopérateur, voire le type de part qu’il possède  ;
  • permette au CA de s’assurer aussi que seules les personnes habilitées se connectent (normes importantes de sécurité informatique).
  • Permette aux coopérateurs de suivre les débats en direct et de manière continue, et d’exercer leur droit de vote sur chaque point à l’ordre du jour.

Ce système n’est donc pas la solution pour nombre de sociétés. Il a d’ailleurs été imaginé par le Législateur « pour des assemblées réunissant un grand nombre de coopérateurs, que la société ne connaît pas ou ne peut pas connaître ». Il n’est en outre pas garanti que de tels systèmes informatiques d’AG électroniques soient à ce jour proposés sur le marché, ou à des conditions raisonnables pour de petites sociétés (Novembre 2020).

Néanmoins, lorsqu’existera une offre commerciale suffisante pour ce type de logiciels d’assemblée générale, ils deviendront une alternative de premier choix aux assemblées générales physiques, pour les grandes coopératives (elles devront néanmoins prévoir cette possibilité dans leurs statuts).

Une question, besoin d’informations personnalisées pour l’organisation de votre AG?  

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