Covid 19 – Comment organiser son Assemblée Générale?

ATTENTION Le 30/03/2020 le ministre de la Justice, Koen Geens, a soumis au gouvernement un certain nombre de décisions permettant de lever les doutes concernant l’organisation des Assemblées Générales en cette période de confinement. Lire l’article

Les mesures de confinement prises dans le cadre de la crise sanitaire liée au coronavirus COVID-19 interdisent entre autres les «rassemblements» en Belgique. L’organisation de la réunion physique des actionnaires d’une société dans le cadre d’une assemblée générale tombe donc sous le coup de cette interdiction. 

Beaucoup d’assemblées générales ordinaires sont prévues au mois de mai ou de juin (le moment de l’AG ordinaire est déterminé dans vos statuts). Les mesures de confinement constituent une force majeure justifiant que votre assemblée générale ordinaire ne soit pas organisée à la date prévue par vos statuts. Donc, pas de panique, leur tenue peut être reportée. Attention néanmoins, ceci n’est applicable que si les mesures de confinement sont toujours applicables au moment de l’AG! Il s’agira alors d’organiser celle-ci dès que possible, une fois les mesures levées


Sur demande de FEBECOOP, le cabinets d’avocats LIME a rédigé la note ci-dessous

DES ALTERNATIVES PEUVENT, DANS CERTAINS CAS, ÊTRE ENVISAGÉES 

  • Procédure par écrit

Le Code des sociétés et des associations (le « CSA ») prévoit que les actionnaires d’une société coopérative peuvent prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent de l’Assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être reçues dans un acte authentique, étant entendu que, dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être respectées et les membres de l’organe d’administration et le commissaire peuvent, à leur demande, prendre connaissance des décisions prises.  

Cette procédure peut être suivie tant pour une assemblée générale ordinaire qu’une assemblée générale extraordinaire. 

Cette procédure requiert toutefois que les décisions soient prises à l’unanimité des actionnaires, ce qui sera difficilement envisageable dans de nombreuses sociétés coopératives. 

Lorsque l’organisation de cette procédure est envisageable, elle peut être adoptée même si les statuts n’en font pas mention. Si les statuts l’interdisent, elle devra cependant être écartée.

  • Tenue d’une Assemblée Générale à distance

Le CSA dispose que les statuts peuvent prévoir la possibilité pour les actionnaires d’une société coopérative de « participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par la société ».  

Dan ce ce cas, entre autres: 

– la société doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité de l’actionnaire;

le moyen de communication électronique choisi doit au moins permettre aux actionnaires “de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer” ;

– la convocation à l’assemblée générale doit notamment contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance. 

L’article 6:75 du CSA prévoit cependant que «les membres du bureau de l’Assemblée générale, l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire ne peuvent pas participer à l’Assemblée générale par voie électronique » .  

Cette exigence semble difficile à réaliser dès lors que tout rassemblement est interdit en Belgique à l’heure actuelle.

  • Vote par écrit préalablement à l’Assemblée Générale et procurations

Le CSA prévoit que les statuts peuvent autoriser un actionnaire à voter à distance avant l’assemblée générale, sous forme électronique ou sous forme papier.

Cette solution doit toutefois avoir été prévue dans les statuts.

Le CSA permet également, sauf disposition contraire, aux actionnaires de se faire représenter par un mandataire, qui ne doit pas être actionnaire.

Il pourrait donc être envisagé que des procurations soient données par plusieurs actionnaires pour limiter le nombre de personnes devant effectivement signer les résolutions prises par écrit ou le nombre de personnes qui participent à distance à l’assemblée. Les statuts prévoient cependant parfois des restrictions à cet égard.


EN PRATIQUE QUELLE EST LA MARCHE A SUIVRE?

  • Pour la Société coopérative à actionnariat limité

Dans une société coopérative à actionnariat limité, les actionnaires peuvent aisément adopter, par écrit, à l’unanimité, les décisions prévues par l’assemblée générale qui ne peut être tenue en raison des mesures de confinement (sauf lorsque ces décisions doivent être constatées par acte authentique).

Les actionnaires pourraient également unanimement décider de s’entretenir par téléconférence, même en l’absence de disposition statutaire et même en présence virtuelle du bureau et des administrateurs, en renonçant unanimement à soulever une irrégularité et la responsabilité de l’organe d’administration.

  • Pour la Société coopérative à actionnariat plus large

Si le recours à la procédure par écrit n’est pas possible (en l’absence d’unanimité des actionnaires et / ou pour une décision qui nécessite un acte authentique), l’organe d’administration pourrait envoyer une convocation aux actionnaires qui indiquent que:  

– Une assemblée générale doit en principe se tenir à la date concernée mais il n’est pas possible de tenir physiquement ladite assemblée en raison des mesures de confinement; 

 – En conséquence, l’organe d’administration propose aux actionnaires, au vu des circonstances exceptionnelles, de tenir l’assemblée générale à distance (par exemple par téléconférence), étant entendu qu’exceptionnellement le commissaire, les membres du bureau et les administrateurs participer également à distance (sauf peut-être une personne qui serait présente au siège de la société pour l’organisation pratique de l’assemblée);

– Parallèlement, la possibilité de voter à l’avance par écrit pourrait être favorisée, de même que le recours à des procurations.

En principe, il faudrait offrir aux actionnaires la possibilité de refuser que l’assemblée se tienne de cette manière et qu’ils puissent notifier leur refus à l’organe d’administration endéans un certain délai. Si ce cas de figure se produit, l’organe d’administration peut soit décider d’aller tout de même de l’avant, soit constater l’impossibilité de tenir l’assemblée générale et le report de celle-ci à quatre ou cinq semaines par exemple, après la fin prévue des mesures de confinement.

  • Responsabilité et nullité

– En cas de tenue de l’assemblée générale

La responsabilité de l’organe d’administration pourrait théoriquement être mise en cause pour violation du CSA ou des statuts de la société s’il est fait recours à la procédure de tenue de l’Assemblée générale à distance, soit parce que cette procédure n ‘est pas prévu par les statuts, soit parce que le bureau, les administrateurs et le commissaire ont participé à distance à l’assemblée (au lieu d’être physiquement présent). 
Ces violations du CSA seraient toutefois justifiées par un cas de «force majeure».

La force majeure est définie comme étant un événement à caractère insurmontable et irrésistible qui empêchait une partie d’exécuter ses obligations. Elle permet à la partie qui n’a pas pu respecter ses obligations et qui a donc commis une faute, d’être exonérée de toute responsabilité. 

La crise liée au coronavirus et l’interdiction de rassemblement qui en a découlé, constitue, à n’en pas douter, un cas de force majeure empêchant la tenue physique d’une assemblée générale.

Parallèlement, on pourrait considérer qu’il est abusif pour un actionnaire de s’opposer à la tenue d’une assemblée à distance vu les circonstances et sachant qu’il est possible de voter à l’avancer, de donner une procuration ou de participer tenue directement à l’assemblée à distance.

En outre, en cas de tenue de l’assemblée générale à distance alors que les statuts ne permettent pas, la nullité des décisions prises par l’assemblée pourrait théoriquement être demandée par toute « personne qui a un intérêt au respect de la règle de droit méconnue »(art. 2:44 CSA). Cette nullité ne peut cependant être demandée que pendant une durée de « six mois à compter de la date à laquelle les décisions prises sont opposables à celui qui invoque la nullité ou sont connus de lui » (art. 2: 143 CSA) et le demandeur devra prouver que cette irrégularité a pu avoir une influence sur la délibération ou le vote (art. 2:42 CSA).   

– En cas d’absence de tenue de l’assemblée générale

La responsabilité de l’organe d’administration pourrait également théoriquement être mise en cause si l’organe d’administration décide de reporter l’assemblée générale alors que celle-ci doit se tenir à une date déterminée, endéans un délai déterminé ou dans un cas de figure déterminé (par exemple parce que les statuts prévoient un cas spécifique) .

Un cas de report de l’assemblée générale est prévu par l’article 6:84 CSA mais il s’agit seulement d’une prorogation de la décision relative à l’approbation des comptes annuels à trois semaines suite à une décision de l’organe d’administration pendant la tenue même de l’assemblée. Ce n’est pas le cas de figure envisagé ici puisque, par hypothèse, aucune assemblée générale ne se réunit et l’organe d’administration décide justement de ne pas en convoquer (ni en tenir) une.

La même explication relative au cas de force majeure s’appliquant cependant


EN CE QUI CONCERNE PLUS PARTICULIÈREMENT LES COMPTES ANNUELS

Le CSA prévoit que “les comptes annuels doivent être soumis à l’approbation des associés réunis en assemblée ou de l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice” et le CSA prévoit que les comptes annuels doivent être déposés à la BNB “dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice”.

Lorsque l’exercice sociale d’une société s’étend du 1er janvier au 31 décembre, les comptes annuels doivent en principe être soumis à l’approbation de l’assemblée avant le 30 juin et les comptes doivent être déposés avant le 31 juillet à la BNB.

Depuis le 30/03/2020, l’Etat belge autorise le report de cette date et de nombreuses obligations comptables et fiscales similaires dont l’échéance est plus proche ont également été reportées. Il en sera sans doute de même pour l’approbation et le dépôt des comptes annuels si les mesures de confinement se poursuivent. 

Par ailleurs, le non-respect de ces délais par l’organe d’administration en raison de la crise du coronavirus sera en l’espèce dû à un cas de force majeure. Il ne faudra cependant pas tarder à respecter les formalités dans les meilleurs délais lorsque la période de confinement aura pris fin.


CONCLUSION

En résumé, toute société peut en théorie organiser une prise de décisions de l’assemblée générale qui ne requièrent pas la passation d’un acte authentique par écrit, y compris pour l’assemblée générale ordinaire statuant sur les comptes annuels. Cette solution n’est toutefois pas idéale pour une société coopérative qui serait composée de nombreux membres.  

Dans ce cas, l’organe d’administration pourrait proposer aux actionnaires de tenir l’assemblée générale à distance ou de reporter l’assemblée générale. Ces deux cas comportent toutefois certains risques . 


Besoin de plus d’infos, contactez Caroline Ker, notre experte juridique c.ker@febecoop.be


Cette note a été rédigée par le cabinet d’avocats LIME pour FEBECOOP