Modification du CSA pour l’organisation des AG

Jusqu’à présent, il fallait une autorisation statutaire pour permettre aux associés de participer à une assemblée générale électronique et un moyen de communication assez sophistiqué était exigé. Mais, une nouvelle loi (loi du 20 décembre 2020) est venue modifier le Code des sociétés et des associations afin d’assouplir les règles concernant les assemblées générales à distance. Cette loi est entrée en vigueur le 24 décembre 2020.

Ce que vous devez savoir sur la tenue d’une assemblée générale électronique:: 

✅ Il n’est plus nécessaire d’avoir une disposition statutaire autorisant la tenue d’une assemblée générale électronique. Toute société peut donc organiser une telle assemblée générale. Il revient à l’organe d’administration de décider d’une telle organisation. En outre, les modalités et procédures liées à cette assemblée générale ne devront plus être précisées et encadrées par les statuts.

✅ Un moyen de communication sophistiqué n’est plus requis. Toutefois, les conditions minimales prévues dans la loi restent d’application pour toute société, sans qu’elles doivent pour autant être prévues et précisées dans les statuts.:

  • Le moyen de communication choisi doit toujours permettre à la société de vérifier l’identité et la qualité du participant à l’assemblée générale électronique. Mais cette vérification pourra tout à fait s’effectuer “au moyen de systèmes de vidéoconférence ou téléconférence tels que Teams, Zoom, Skype ou autre système similaire.” L’appel téléphonique est envisageable, en cas de nombre restreint de participants et si les personnes ne sont pas étrangères l’une pour l’autre. Le moyen de communication peut donc être adapté en fonction des circonstances particulières de chaque société.
  • Comme c’était déjà le cas, le moyen de communication doit être de nature à permettre aux actionnaires de “prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer son droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer”. (Pas de changement)
  • Tout actionnaire participant à l’AG par voie électronique doit être en mesure de participer de manière active aux délibérations et de poser ses questions. (Pas de changement). Le législateur insiste sur l’importance d’une communication en temps réel et à double sens.
    Conscient de la difficulté actuelle de permettre une telle délibération en temps réel et à double sens, il permet de déroger à cette obligation jusqu’au 30/06/2021, moyennant motivation de l’organe d’administration dans la convocation.
  • Comme prévu auparavant, la convocation à l’assemblée générale doit contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance ou, si la société dispose d’un site internet, celle-ci pourra communiquer ces informations aux personnes concernées par cette assemblée générale électronique sur le site internet de la société (c’est une nouvelle exigence). Et les procédures liées à cette participation à distance ne devront donc plus être prévues dans les statuts.
  • L’organe d’administration est aujourd’hui autorisé à participer à l’assemblée générale à distance. Par contre, les membres du bureau doivent encore être physiquement présents au lieu où l’assemblée se tient, car c’est eux qui signent le procès-verbal de l’AG et qui assument, au nom de la société, la responsabilité de la composition valable de l’assemblée par voie électronique.

La loi offre donc plus de liberté aux sociétés et associations, qui ne dépendent plus de leurs statuts pour recourir à cette possibilité. On conseille de s’équiper de technologies leur permettant de diriger la réunion de manière à respecter les différentes exigences afin d’éviter les contestations. Si toutes ces modalités ont été respectées, l’AG organisée par voie électronique doit avoir la même valeur juridique qu’une AG tenue physiquement.

Enfin, sachez que la participation par voie électronique à l’AG n’est pas une obligation pour les associés. L’organe d’administration peut prévoir cette possibilité, mais ne peut pas l’imposer. Il ne faut d’ailleurs pas perdre de vue que ce genre d’organisation pourrait défavoriser certaines personnes qui n’ont pas le matériel informatique adéquat ou qui manquent de compétences informatiques. Il est donc important de tenir compte de la situation de chacun à ce niveau.