Organiser son AG en pleine crise COVID-19

C’est officiel, Les mesures concernant l’organisation des Assemblées Générales des Coopératives en cette période de pandémie entrées en vigueur suite à l’arrêté royal n° 4 du 9 Avril sont prolongées par le nouvel arrêté du 28 avril 2020. Ces mesures seront en vigueur jusqu’au 30 juin 2020.

Les mesures de confinement prises dans le cadre de la crise sanitaire liée au coronavirus interdisent les rassemblements en Belgique. L’organisation de la réunion physique des actionnaires d’une société, dans le cadre d’une Assemblée Générale, tombe donc sous le coup de cette interdiction.

Des alternatives peuvent, dans certains cas, être envisagées et plusieurs mesures exceptionnelles ont été adoptées par les autorités dans l’arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020.

Assemblée générale : les solutions offertes par le Code des sociétés et des associations et l’arrêté royal n° 4

1.PROCÉDURE PAR ECRIT: 

L’article 6:71 du Code des sociétés et des associations (le « CSA ») prévoit que les actionnaires d’une société coopérative peuvent prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent de l’assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être reçues dans un acte authentique, étant entendu que, dans ce cas, les formalités de convocation ne doivent pas être respectées et les membres de l’organe d’administration et le commissaire peuvent, à leur demande, prendre connaissance des décisions prises.

👉 MODALITÉS

Cette procédure peut être suivie tant pour une assemblée générale ordinaire qu’une assemblée générale extraordinaire.

Cette procédure requiert toutefois que les décisions soient prises à l’unanimité des actionnaires, ce qui sera difficilement envisageable dans de nombreuses sociétés coopératives.

Lorsque l’organisation de cette procédure est envisageable, elle peut être adoptée même si les statuts n’en font pas mention. Si les statuts l’interdisent, elle devra toutefois être écartée.

2. TENUE D’UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE A DISTANCE

L’article 6:75 du CSA dispose que les statuts peuvent prévoir la possibilité pour les actionnaires d’une société coopérative de « participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par la société ».

Dans ce cas, entre autres :

  • la société doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité de l’actionnaire ;
  • le moyen de communication électronique choisi doit au moins permettre aux actionnaires « de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer » ;
  • la convocation à l’assemblée générale doit notamment contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance.

L’article 6:75 du CSA prévoit toutefois que « [l]es membres du bureau de l’assemblée générale, l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire ne peuvent pas participer à l’assemblée générale par voie électronique ».

👉 ABSENCE DE DISPOSITION STATUTAIRE

En vertu du Code des sociétés et des associations, la possibilité de tenir une assemblée générale à distance (supra, § 5) doit avoir été prévue dans les statuts, ce qui n’est pas le cas pour de nombreuses sociétés.

L’arrêté royal n°4 a modifié cela en permettant à toute société de suivre ces modalités.

L’arrêté royal n°4 prévoit ainsi que l’organe d’administration de toute société coopérative pourra organiser une assemblée générale via un moyen de communication électronique (art. 6, § 2, al. 2, de l’arrêté royal n°4).

En effet, une société peut, au cas où elle ne peut garantir que les mesures de lutte contre le coronavirus en vigueur à ce moment (par exemple en termes de distanciation sociale) seront respectées, interdire toute présence physique d’actionnaires ou d’autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée, ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l’assemblée générale (art. 6, § 2, al. 1 de l’arrêté royal n°4).

👉 PRÉSENCE PHYSIQUE DES MEMBRES DU BUREAU, DE L’ORGANE D’ADMINISTRATION ET DU COMMISSAIRE

Même lorsqu’une assemblée générale est organisée à distance, l’article 6:75 du CSA prévoit en principe que les membres du bureau, les membres de l’organe d’administration et le commissaire doivent être physiquement présents au lieu de l’assemblée.

L’arrêté royal modifie cette règle : ces personnes (ainsi que, le cas échéant, la personne désignée par l’organe d’administration comme mandataire) peuvent assister physiquement ou à distance à l’assemblée générale (art. 6, § 2, al. 1er de l’arrêté royal n°4).

3. VOTE PAR ECRIT PRÉALABLEMENT A L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET PROCURATIONS

Les articles 6:75, § 4 et 6:80 du CSA prévoient que les statuts peuvent autoriser un actionnaire à voter à distance avant l’assemblée générale, sous forme électronique ou sous forme papier.

Cette solution doit toutefois avoir été prévue dans les statuts.

L’article 6:80 du CSA permet également, sauf disposition statutaire contraire, aux actionnaires de se faire représenter par un mandataire, qui ne doit pas être actionnaire.

Il pourrait donc être envisagé que des procurations soient données par plusieurs actionnaires pour limiter le nombre de personnes qui participent à distance à l’assemblée. Les statuts prévoient toutefois parfois des restrictions à cet égard.

👉 ABSENCE DE DISPOSITION STATUTAIRE

L’arrêté royal n°4 permet à toute société, même en l’absence de disposition statutaire, d’organiser des votes à distance et de mettre en place un système de procurations.

L’arrêté royal n°4 prévoit ainsi, outre l’organisation d’une assemblée générale via un moyen de communication électronique (art. 6, § 2, al. 2, de l’arrêté royal n°4 et supra, § 6), la possibilité pour toute société d’imposer aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :

  • en votant à distance avant l’assemblée générale par correspondance, auquel cas l’organe d’administration doit alors mettre à disposition un formulaire de vote ( art. 7:146 du CSA, lequel détaille le contenu du formulaire) ; ou
  • en donnant une procuration avant l’assemblée générale, étant entendu que (a) l’organe d’administration peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne (dans le respect des éventuelles règles de conflits d’intérêts applicables) et (b) ce mandataire n’est autorisé à exercer le droit de vote pour compte de l’actionnaire qu’à la condition qu’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour (art. 6, § 1er, al. 1er, 2 et 3 de l’arrêté royal n°4).

L’arrêté royal n°4 ne le précise pas mais il nous semble qu’il peut être déduit de la ratio legis de celui-ci que la règle prévue par l’article 1er, § 3, de l’arrêté royal du 8 janvier 1962 (laquelle prévoit, pour les sociétés coopératives agréées, qu’aucun actionnaire ne peut prendre part au vote, à titre personnel ou comme mandataire, pour un nombre de voix qui dépasse 10% des voix attachées aux actions présentes ou représentées) ne devra pas être respectée en l’espèce. En outre, le mandataire désigné par l’organe d’administration ne peut voter que lorsqu’il dispose d’instructions précises, ce qui évite, à notre sens, tout risque d’abus.

Les formulaires de vote et les procurations pourront être envoyés à l’adresse indiquée par la société par tous moyens, par exemple par e-mail, accompagné d’une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée.

La société pourra imposer que ces documents, ainsi que toute question, lui parviennent au plus tard le quatrième jour qui précède la date de l’assemblée générale (art. 6, § 1er, al. 6 et § 3, al. 2 de l’arrêté royal n°4).

En cas de question(s), l’organe d’administration sera tenu de répondre à celle(s)-ci au plus tard le jour de l’assemblée générale selon des modalités plus amplement décrites à l’article 6, § 3, de l’arrêté royal n°4.

Lorsqu’un vote par écrit préalablement à l’assemblée générale et/ou lorsqu’un système de procurations est mis en place, une société peut bien entendu décider d’interdire toute présence physique des actionnaires et, dans ce cas, organiser un système de participation à distance pour les actionnaires (supra, § 6) mais elle ne le doit pas (art. 6, § 2, al. 2 et § 4, al. 1 de l’arrêté royal n°4).

4. REPORT DE L’ASSEMBLÉE  GÉNÉRALE (art.7 de l’arrêté royal n°4)

Si la société ne peut pas organiser ses assemblées selon les modalités prévues aux paragraphes précédents ou qu’elle estime qu’une telle organisation n’est pas opportune dans son cas, il est expressément prévu que toute société peut reporter la tenue des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.

Les coopératives qui devaient convoquer leur Assemblée Générale entre le 1er mars et le 30 juin 2020 peuvent reporter leur Assemblée Générale.  Les coopératives ont jusqu’à 10 semaines après la date limite légale pour l’organiser. La décision de reporter l’Assemblée Générale incombe au Conseil d’Administration. (voir l’organisation des CA)

Quelques exceptions à ce principe sont toutefois prévues en ce qui concerne les assemblées générales extraordinaires suivantes déjà convoquées : les assemblées convoquées lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif, les assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire et les assemblées convoquées à la demande d’actionnaires doivent être organisées.

L’organe d’administration peut en revanche tout à fait reporter une assemblée générale ordinaire qui aurait déjà été convoquée.

Tout report doit, dans la mesure du possible, être porté à la connaissance de toutes les personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale, par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances (e-mail, courrier ordinaire, information sur le site internet).

  • EN CE QUI CONCERNE PLUS PARTICULIÈREMENT L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ET L’APPROBATION DES COMPTES ANNUELS

L’article 3:1, § 1er du CSA prévoit que « [l]es comptes annuels doivent être soumis à l’approbation des associés réunis en assemblée ou de l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice » et l’article 3:10 du CSA prévoit que les comptes annuels doivent être déposés à la BNB « dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice ».

Lorsque l’exercice social d’une société s’étend du 1er janvier au 31 décembre, les comptes annuels doivent en principe être soumis à l’approbation de l’assemblée avant le 30 juin et les comptes doivent être déposés avant le 31 juillet à la BNB.

Dans le cadre de la crise et par application de l’arrêté royal n°4, il est expressément prévu que la tenue de l’assemblée générale ordinaire peut être reportée  et de nombreux délais prévus par le Code des sociétés et des associations sont, dans ce cas, prolongés de 10 semaines (art. 7, § 2 de l’arrêté royal n°4).

Proposition de marche à suivre en cas de tenue d’une Assemblée Générale

Société coopérative à actionnariat limité

Dans une société coopérative à actionnariat limité, les actionnaires peuvent aisément adopter, par écrit, à l’unanimité, les décisions prévues par l’assemblée générale qui ne peut être tenue en raison des mesures de confinement.

Les actionnaires pourraient également s’entretenir par téléconférence, même en l’absence de disposition statutaire et même en présence virtuelle du bureau et des administrateurs.

Société coopérative à actionnariat plus large
Dans une société à actionnariat plus large, le recours à la procédure par écrit n‘est souvent pas possible. L’organe d’administration pourrait alors envoyer une convocation aux actionnaires qui indiquerait que :

  • une assemblée générale doit en principe se tenir à la date concernée mais qu’il n’est pas possible de tenir physiquement ladite assemblée en raison des mesures de confinement ;
  • en conséquence, l’organe d’administration propose aux actionnaires, au vu des circonstances exceptionnelles, de tenir l’assemblée générale à distance (par exemple par téléconférence), étant entendu qu’exceptionnellement le commissaire, les membres du bureau et les administrateurs participeraient également à distance (sauf peut-être une personne qui serait présente au siège de la société pour l’organisation pratique de l’assemblée) ;
  • parallèlement, la possibilité de voter à l’avance par écrit sera favorisée, de même que le recours à des procurations.

L’assemblée générale doit alors se tenir selon les modalités détaillées dans cette convocation, laquelle contiendra également, le cas échéant, un formulaire détaillé de vote pour permettre aux actionnaires de voter à l’avance et/ou un modèle de procuration.

 

Pour approfondir le sujet:

Consulter l’ensemble de l’arrêté royal n°4 – Cliquez ICI

A lire également, le résumé de l’AR n°4 par la Fédération Belge des Entreprises (FEB): Cliquez ICI