Online Etiquette

Online vergadertools vragen soms een iets andere omgang dan een meeting waar iedereen lijfelijk aanwezig is. Deze lijst geeft je tips en tricks hoe jij het beste kan halen uit jouw online-meeting.

 

1. Welke tool past het beste bij jou?

Wie het internet afgaat, merkt dat er heel wat onlineconferentie systemen zijn. Informeer jezelf op voorhand uitvoerig welk systeem het beste bij jouw organisatie past. Moet je er tegelijkertijd PPT’s mee kunnen laten afspelen, met hoeveel personen moet je een call doen enzovoort.

2. Test uitvoerig op voorhand

 Niets zo frustrerend als wanneer je wil beginnen vergaderen, dat je merkt dat jouw systeem niet werkt. Test daarom al de dag op voorhand uit of alles werkt. Staan jouw micro en camera aan, staat je micro luid genoeg? Kan je jezelf aanmelden in het systeem en vind je de meeting waar je moet aan deelnemen?

Aarzel zeker niet om collega’s om hulp te vragen wanneer iets niet zou werken. Probeer bovendien al eens met een collega een korte testcall te doen. Alles werkt? Mooi.

Je kan de noodzakelijke stappen voor jezelf opschrijven als je denkt deze niet allemaal te kunnen onthouden

3. Let op je lichaamstaal

Het is niet omdat je niet meer fysiek in dezelfde ruimte aanwezig bent, dat je elkaars lichaamstaal niet meer kan lezen. Je bent immers zichtbaar via jouw camera. Wees dus ook hier respectvol en hoffelijk in jouw lichaamstaal naar personen in de call. 

4. Weet wanneer je moet spreken en wanneer je de ander moet laten spreken

 Doordat je nu via een micro met elkaar moet communiceren, is de verstaanbaarheid niet altijd optimaal. Neem daarom volgende stelregels in acht:

– spreek iets trager dan normaal;

– probeer zo goed mogelijk te articuleren;

– spreek luid genoeg;

– neem voldoende pauze’s tussen je woorden en zinsdelen;

– ga niet te ver maar ook niet te dicht bij je micro zitten.

– zet je micro uit wanneer je even niet aan het woord moet komen of komt.

Naast jezelf verstaanbaar maken, moeten jouw collega’s natuurlijk ook verstaanbaar zijn. Geef daarom jouw collega’s zeker de tijd om rustig uit te praten en probeer er niet tussen te komen, dan wordt het voor iedereen onverstaanbaar. Heb je iets niet verstaan, vraag dan om het nog eens te herhalen.

5. Een zo prikkelarm mogelijke omgeving

Zorg ervoor dat jijzelf en jouw collega’s in een prikkelarme omgeving kunnen werken, zodat iedereen bij de les blijft.

* auditief:

– zoek voor een plaats waar er zo min tot geen achtergrond lawaai is;

– probeer zelf ‘kleine geluidjes’ zoals het klikken met een balpen of het ritselen met bladeren te vermijden, deze geluiden kunnen versterkt worden door jouw micro.

* visueel:

– probeer een zo neutraal mogelijke achtergrond te kiezen voor jouw camera;
–  houd jouw bureau proper zodat je zelf niet te veel bent afgeleid;

–  ga niet met je rug naar het licht zitten, dan overbelicht je jouw camera en ben je amper zichtbaar.

6. Wees voorbereid

Wees net zoals op een fysieke vergadering goed voorbereid. Zorg dat je alle noodzakelijke documenten hebt en print deze desnoods af of plaats ze beschikbaar op een tweede scherm. Het scherm van jouw computer of laptop heb je nu immers nodig voor je call.

Zorg ook voor dat niemand je kan storen terwijl je in de call zit en loop niet plots van je scherm weg.

7. Wees op tijd voor je call

 Net zoals bij een vergadering waar iedereen fysiek aanwezig is, ben je ruim op tijd aanwezig. Zo zorg je dat de call op tijd kan beginnen en anticipeer je mogelijke verbindingsproblemen.

8. Nog even praktisch

Check op voorhand zeker dat jouw computer of tablet geen updates gaat uitvoeren die je hals overkop uit de sessie smijten.
Het belangrijkste is natuurlijk om te zorgen dat je voldoende batterij hebt. Controleer dus zeker voor elke sessie of je jouw voedingskabel wel in hebt gestoken.