Coöperaties zijn per definitie democratisch georganiseerd. Het spreekt dan ook voor zich dat de eigenaars-vennoten goed vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur, al dan niet aangevuld met externen.
Worden de bestuurders verkozen door de algemene vergadering, dan toets je het best de kandidaturen af aan een competentieprofiel. De raad van bestuur moet immers beslissingen nemen in belangrijke en strategische zaken, en altijd vanuit een langetermijnvisie. Dat is immers het verschil tussen de rol van de raad van bestuur en die van het management. Het management leidt de coöperatie op operationeel vlak en voert dan de strategie uit.
Hoe bepaal je wie bestuurder wordt?
1. Denk even na over welke rol jij jouw raad van bestuur ziet spelen binnen de werking van jouw coöperatie.
Ter inspiratie geven we de kijk van Febecoop mee. Vink aan welke aspecten voor jouw organisatie belangrijk zijn:
- De raad van bestuur heeft de missie, visie, strategie en langetermijndoelstellingen opgesteld en bekrachtigd. Hij toetst belangrijke beslissingen hieraan af.
- De raad van bestuur volgt het financieel beheer op: goedkeuren en opvolgen van budgetten, investeringen, financieringsbronnen en beleggingen, periodieke bespreking van relevante elementen uit balans en resultatenrekening …
- De raad van bestuur analyseert de kernresultaten – financieel, commercieel en sociaal – en keurt die doordacht goed of af.
- De raad van bestuur evalueert jaarlijks de operationeel verantwoordelijke (directeur) en legt zijn beloning vast.
- De raad van bestuur legt de grote principes van het personeels-, klanten- en marketingbeleid vast en houdt hierbij de langetermijndoelstellingen voor ogen.
- De raad van bestuur kent de belangrijkste stakeholders en voert hierrond een actief beleid.
- De raad van bestuur zorgt ervoor dat alle wettelijke verplichtingen nagekomen worden: verzekeringen en contracten afsluiten, fiscale verplichtingen nakomen, correcte procedure algemene vergaderingen, jaarrekeningen publiceren …
2. Stel op basis hiervan het ideale profiel van de bestuurders op.
Je kan je hiervoor laten inspireren door de kijk van Febecoop. Vink aan welke aspecten voor jouw organisatie belangrijk zijn:
Wat kent een goede bestuurder?
- Kent de missie, de visie en de strategie en langetermijndoelstellingen van de vennootschap.
- Is goed vertrouwd met de kernactiviteit van de vennootschap, of minstens één van de deelaspecten.
- Blinkt uit in één beheersdomein: financieel, juridisch, marketing, HR …
- Beschikt over een minimale basiskennis van financieel beheer en vennootschapswetgeving. En van personeelsbeleid, indien er medewerkers zijn.
Wat kan een goede bestuurder?
- Toezicht en controle uitoefenen (auditfunctie).
- De rol van coach vervullen.
- Opbouwend kritische reflecties maken.
- Onderbouwde risico-inschatting (o.a. bij investeringen) maken.
Wat doet een goede bestuurder?
- Is regelmatig aanwezig op de vergaderingen.
- Bereidt de vergaderingen voor.
- Heeft een inbreng bij het uittekenen van missie, visie, strategie en langetermijndoelstellingen.
- Formuleert duidelijke standpunten.
- Legt zich neer bij meerderheidsstandpunten.
- Handelt altijd in het belang van de vennootschap, zowel tijdens als buiten bestuursvergaderingen.
- Respecteert de confidentialiteit.
- Laat zich niet in met het operationele niveau.
- Heeft een netwerk en spreekt het aan.
Natuurlijk voldoen weinig bestuurders meteen voor de volle 100 % aan dit ideaalbeeld. En al zeker niet in een startende coöperatie. Maar door ervaring zullen goede bestuurders groeien in hun rol. Een aantal competenties kunnen ze verwerven door vormingen en opleidingen: kennis van financieel beheer, vennootschapswetgeving, HR-beleid …
